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dods’ blog - 今と昔のノートブック

今の記録は情報提供。昔の記憶は話題提供。気ままに記します。

どこにでもいるエクセルの達人 4 SUM, COUNTIF, IF

これから何回か、関数の使い方の話が続きます。誰かの作ったシートを見て、知らない関数があると自分も使いたくなる。そんな方は関数を極める素質あり、です。そうでない方も、エクセルにはfxボタン(関数の挿入。メニュー「数式」で出てくるリボンの左端)という便利な機能があり、聞かれる通り入力すれば困らないはずです。

セル番地、範囲の示し方

その前に大事なお約束の確認。セル(マス目)の番地の表し方、複数のセルの範囲の示し方です。

f:id:dods:20160321100128p:plain

セル番地は囲碁や将棋のように(よく知らないけど、多分)、列(アルファベット)行(数字)の順で表します。上でA1、B2、C3と入力してある番地がそれぞれA1, B2, C3。次に範囲ですが、四角で囲まれた範囲は、

 一番左上のセル:一番右下のセル

がルールなのでB2:C3と表します。間を半角コロン(:)でつなぐことに注意!

関数 SUM

さていよいよ関数について。下の家計簿にはセルE11で支出の合計が表示されています。ここで使われているのはご存知のSUMです。セルE11には

=SUM(E3:E10)

と入力してあります。表示されるのは計算結果。関数も数式なので=で始めること、範囲を半角カッコで囲むことに注意! 

f:id:dods:20160321102925p:plain

ところで、合計させたいところを範囲指定すると(この場合はE3:E10)、エクセルが合計を勝手に計算してくれるのはご存知でしょうか? 右下のステータス バーを見ると

f:id:dods:20160321102737p:plain

と出ているはずです。平均も出ているのは、このバーを右クリックし、「ステータス バーのユーザー設定」でそう設定してあるから。ちょっとした確認に便利な機能です。でも合計を常に表示させたい、別な表でも活用したいのなら、SUMが必要でしょう。

関数 COUNTIF

続いての関数はCOUNTIF。上の家計簿の項目の列で、食費が何件あるか計算させたいとします(一目瞭然だろう、と突っ込みたい方は膨大なデータを想像してください)。セルC13には

=COUNTIF(C3:C10,"食費")

と入力してあります。書式(各要素、引数と言いますが、その並べ方)は次の通り。

=COUNTIF(セル範囲,"条件")

条件を” ”で囲むこと、引数を半角カンマ(,)で区切ることに注意!

f:id:dods:20160321104923p:plain

関数 IF

COUNTIFが出たついでに、比較的使われる機会の多い、IF関数について。例えば1件につき3,000円を超える支出に注意を促すコメントを自動的に表示させたいとします。

f:id:dods:20160321111056p:plain 

上で、セルF3には

=IF(E3>3000,"節約!","")

と入力してあります。書式は次の通りです。

=IF(論理式,真の場合,偽の場合)

論理式とは、2つの要素(セル参照、定数、関数)を=や>、<など(比較演算子と言う)でつないだもの。この場合の式の意味は「セルE3が3000より大きい」。3000より大きいなら真、3000以下なら偽と考えます。

次に真の場合に返す値を指定します。この場合は節約!表示させたいのでその文字を"  "で囲んでいます。(赤字はこのセルのフォントの色を赤に指定すればできます。)

最後に偽の場合の処理を入力します。""とは何にも入力しないという意味です。やはり引数を半角カンマ(,)で区切ることに注意!

 入力の終わったセルF3をコピーして、範囲F4:F10にペーストすれば各セルにこの関数が入力されます。ちなみに、F10の式は

=IF(E10>3000,"節約!","")

となっているはずです。つまりセル番地を含んだ式をペーストすると、各セルからのセル番地に自動的に直して張り付けられるということです。